サイト更新担当者が辞めるときの引き継ぎチェックリスト

ウェブサイトの更新担当者が辞めるときは、ログイン情報、契約・名義、更新手順の三つを必ず引き継ぎます。これらが担当者個人の頭の中や手元にしかない状態だと、退職後にサイトを更新できなくなったり、最悪の場合は契約が切れてサイトが消えたりします。退職が決まる前から整理しておくのが理想です。

なぜ引き継ぎで問題が起きやすいのですか?

ウェブサイトは、普段の更新が目立たず、担当者一人に任せきりになりがちだからです。制作会社に頼んだ当時の担当者が、そのまま運用も続けていた、というケースも多くあります。結果として、誰がどこで何を契約しているのか、会社として把握できていない状態になります。

引き継ぎチェックリスト

次の項目を、担当者が在籍しているうちに確認してください。

• CMS管理画面のログイン情報(個人アカウントだけでなく、管理者権限を持つ人が複数いるか)
• ドメインの管理会社と、登録者の名義・連絡先
• DNSの管理場所(どのサービスで設定しているか)
• サーバーやクラウドの契約先、請求先、更新時期
• SSL証明書の更新方法(自動更新か手動か)
• メールのアカウント一覧と管理者
• 問い合わせフォームの宛先と、通知を受け取る人
• 画像・資料など元データの保管場所
• アクセス解析や広告アカウントの管理者
• 制作会社・保守会社の連絡窓口

確認結果の整理表

手順書にはどこまで書くべきですか?

最低限、「ページの追加・修正のやり方」「画像の入れ替え方」「お知らせの公開手順」の三つを書きます。画面のスクリーンショットを使うと、後任が迷いません。完璧を目指すより、まず一度、後任が実際にその手順で更新できるか試すことが重要です。

パスワードの扱いで気をつけること

パスワードをメールやチャットで気軽に共有するのは避けます。会社として管理する共有の方法を決め、退職時には担当者のアカウントを無効にしたうえで、パスワードを変更します。個人名義のアカウントしかない場合は、先に管理者権限を持つアカウントを会社側に用意します。

すでに担当者がいない場合は?

すでに退職していて情報が分からない場合でも、手がかりはあります。ドメインの登録情報、請求書、過去のメールから契約先をたどれます。サイトの現状を外部から調査して、構成を把握することも可能です。

スタイルチューンができること

スタイルチューンは、直せる人がいなくなったシステムの状況を調べ、ソースを解析して再構築した経験があります。そのときは、改修記録、バージョン管理、リリースノートを決まりとして整備し、特定の人に依存しない運用に変えました。

ウェブサイトについても、契約・名義・DNSの棚卸しと、引き継ぎ資料の作成、その後の保守を一つの窓口でお受けします。

まとめ

引き継ぎは、個人に依存した状態を会社の管理に変える機会です。退職が決まってからでは遅いこともあるため、早めの棚卸しをおすすめします。現状の整理でお困りの方は、お問い合わせフォームからご相談ください。