この記事の要点
- 受講状況は「誰が、何を、いつ、結果は」で管理します
- 人数が増えたら、表計算からLMSへの移行が有効です
- 未受講者への声かけの流れを先に決めます
- 記録は保管期間と閲覧できる人を決めて残します
受講状況の管理は、誰がどの講習をいつ受け、結果はどうだったかを一覧で把握することが基本です。管理が曖昧だと未受講者が見つからず、必要な講習が行き届きません。仕組みで記録し、未受講者へ自動的に声をかけられる流れを作ると、漏れを防げます。
受講状況では何を管理しますか?
管理する基本項目は次のとおりです。
- 受講者と所属
- 講習の名前と版(内容の更新を区別するため)
- 受講日と期限
- テストの結果と合否
- 再受講が必要かどうか
内容が更新されたときに、どの版を受けたかが分かると、周知の確認にも使えます。
表計算とLMSはどう使い分けますか?
少人数で講習の数が少なければ表計算でも管理できますが、人数や講習が増えるとLMSが有利です。
| 観点 | 表計算 | LMS |
|---|---|---|
| 記録の入力 | 手作業 | 自動 |
| 未受講者の確認 | 集計が必要 | 一覧で確認 |
| テスト | 別に実施 | 同じ画面で実施 |
| 始めやすさ | すぐ始められる | 準備が必要 |
未受講を防ぐにはどうしますか?
未受講の防止には、期限と声かけの流れを先に決めます。
- 受講期限を設定する
- 期限の前に、対象者へ案内を出す
- 期限後も未受講の場合、管理者または上長へ共有する
- 受講できない事情があれば、代替の日程を設ける
案内は、メールなどで自動化すると担当者の負担が下がります。
記録はどう保管しますか?
記録は、保管期間と閲覧できる人を決めて残します。法令や社内規程で必要な期間が決まっている講習は、それに従います。個人の成績を扱うため、閲覧権限を限定することも大切です。
集計した結果はどう生かしますか?
受講率や正答率の低い設問を見ると、教材の分かりにくい箇所が見えてきます。結果を教材の改善や追加の講習に生かすことが、制度を良くしていく循環になります。
管理でつまずきやすいポイントは?
つまずきやすいのは、入力や集計の手間が大きく、更新が滞ることです。記録が古くなると、どの情報が正しいか分からなくなります。
- 手作業の入力に頼り、記録が遅れる
- 講習の内容が更新されても、受講の版が分からない
- 退職や異動で、対象者の一覧が古くなる
- 結果の使い道がなく、記録だけが溜まる
対策として、受講の記録はなるべく自動で残し、対象者の一覧は人事の変更と連動して見直します。
管理者が見るべき数字は?
見るべき数字は、期限内の受講率、未受講者の人数、テストの正答率の傾向です。数字は、問題を見つける入口として使います。受講率が低いなら案内や期限を見直し、正答率が低いなら教材を直す、というように次の行動に結びつけます。月次などの決まった頻度でレポートを出し、関係者に共有する習慣を作ると、管理が形だけにならず続きます。
受講状況の管理を始める手順は?
始める手順は、対象の講習と対象者を一覧にし、記録する項目を決め、期限と案内の流れを作ることです。まず一つの講習で試し、運用に慣れてから広げます。
管理の担当者も決めておきましょう。一人に任せきりにせず、代理の人も決めておくと、不在時にも止まりません。仕組みが整えば、管理は少ない手間で続けられます。
スタイルチューンができること
スタイルチューンは、ある物流会社さまで講習のeラーニング化(LMS)と理解度チェック表の整備を支援してきました。あわせて、配送データの日次・月次レポートの自動作成やメールの自動通知の経験もあり、受講状況の集計や未受講者への通知の自動化も検討できます。詳しくは事業紹介をご覧ください。
受講管理の見直しは、お問い合わせフォームからご相談ください。